Claim Management / Change control Management

Willkommen bei Christian Neufeld als Claim Manager

Christian Neufeld arbeitet seit mehr als ca. 20 Jahren seines Berufslebens erfolgreich in Geschäftseinheiten des Anlagen- / Rohrleitungsbau, Fördertechnik, der Industrie allgemein.

Ich verfüge über viele Jahre lange Erfahrung im Projekt- und Claim Management.

Auch hierfür übernehme ich gerne für Sie Aufgaben oder Interimsmanagement für Sie in Ihrem Projekt als Claim Manager oder innerhalb Ihres Claim Management Teams.

Als Claim Manager / Change control Manager sorge ich  im Vorfeld und Projektbegleitend dafür, dass Verträge keine unangenehmen Überraschungen zulassen und Projekte optimal ablaufen können. Sollte es dennoch zu Nachforderungen etwa bei Leistungen und Lieferungen kommen, ist es meine Aufgabe, diese je nach dem vom wem verursacht diese zu verhandeln oder auch „wegzuverhandeln“ – bzw. eigene Ansprüche durchzusetzen. Im Claim Management unterstützen mich meine umfangreichen Erfahrungen im Project Management-, technischen und kaufmännischen, Contract Management- und empathische Kompetenzen.

Leider werden Kunden / Auftraggeber aber auch Lieferanten und Subkontaktoren immer „mäkeliger“ und trickreicher, wenn es darum geht, Vorteile aus einem unsauber formulierten Vertrag für sich herauszuschlagen.

Ich bin deshalb immer bestrebt das größte mögliche und beste Ergebnis für meine Arbeitgeber / Kunden / Auftraggeber zu erreiche und auch durchzusetzen.

Mein Einsatzgebiet erstreckt sich hier vorwiegend über die Branchen Anlagen- und Rohrleitungsbau allgemein (z. B. in chemischen und petrochemischen Projekten, Kraftwerksprojekten, Turnarounds, Fördertechnik Projekten, Pharma-Projekten und Projekten für die Lebensmittel Industrie, TGA-Projekten und vielem mehr). Unter anderem das und vieles mehr kann ich meinem Arbeitgeber / Auftraggeber oder Kunden bieten. Testen Sie mich auch hier!

Das magische Dreieck von erfolgreichen Claims oder einer erfolgreichen Claim-Abwehr:

Im Nachforderungsmanagement bzw. Nachtragsmanagement ist es äußerst wichtig sich auf die Überwachung und Beurteilung von Abweichungen bzw. Änderungen und deren wirtschaftlichen Folgen zwecks Ermittlung und Durchsetzung von Ansprüchen zu fokussieren. Ein Nachforderungsmanagement gehört im Projektgeschäft sowohl zum Instrumentarium des Auftraggebers als auch des Auftragnehmers.

Dabei ist es das Ziel, die beim Vertragsabschluss nicht vorhersehbaren Ereignisse im Projektverlauf in ihren kommerziellen Folgen einvernehmlich zu klären.

Ursache von bzw. für Claims

Nach Erteilung von Aufträgen durch den Kunden oder Auftraggeber an den Auftragnehmer kommt es sehr häufig, insbesondere bei Gro?projekten, zu Änderungen, Nachträgen oder Erweiterungen. Mögliche Gründe dafür können z.B. sein

• Nicht ausreichende oder unvollständige Spezifizierung des kompletten Auftrages oder eines Teilgewerks
• Fehler
• Änderungs- oder Ergänzungswünsche im Liefer- und Leistungsumfang
• Unvorhersehbare Umstände, Lieferungen oder Leistungen

Änderungen oder Erweiterungen, die durch den Auftrag erfasst sind führen in aller Regel nicht zu Nachforderungen. Ist dies nicht der Fall, kann der Auftragnehmer oder Auftraggeber eine Nachforderung für die bei ihm zusätzlich anfallenden Kosten an den Verursacher der Änderung oder Erweiterung stellen.

Zu einem erfolgreichen Claim Management gehören mindestens folgende Schritte:

• Technische Klärung von Änderungen und Erweiterungen
• Vertragsprüfung
• Dokumentation der Anforderung (Änderung/Erweiterung)
• Kalkulation der erforderlichen Lieferungen und Leistungen
• Angebot an den Auftraggeber oder Verursacher einer Änderung
• Freigabe durch den Auftraggeber oder Verursacher
• Realisierung
• Abrechnung

Oft arbeiten Firmen bei Großprojekten in Joint Ventures oder Konsortine  zusammen, die das Gesamtprojekt anbieten. Häufig ist bereits in den Contract Documents, die Zusammenarbeit der Firmen innerhalb der Vertragspartner oder eines Konsortiums geregelt, es sind in der Regel bereits Regeln für die Verrechnung von Mehr- / Minder und / oder Änderungskosten enthalten.

Statt  Claim Management  wird häufig zusätzlich oder alternativ auch ein sogenanntes Änderungsmanagement (Change control Management) installiert.

Häufig sind sowohl dem Auftraggeber als auch dem Auftragnehmer bereits  zu Beginn klar, dass der Projektumfang im Verlaufe der Realisierung Änderungen erfährt und es werden Regeln für das Abhandeln der zu erwartenden bzw. eintreffenden Änderungen getroffen.

Eine Möglichkeit und gängige Regelung z.B. ist zu vereinbaren, dass die nachweislichen Selbstkosten des Auftragnehmers mit einem zuvor festgelegten Gewinnaufschlag (Handlingsfee) versehen werden. Man kann solche Gewinnaufschläge auch je nach Höhe des                                                                    Änderungswertes oder Art der Lieferung bzw. der Leistung                                                                      staffeln. 

Claim Management und Change control Management erfordert einerseits zusätzlichen Aufwand, und sind gleichzeitig oft die einzige Möglichkeit, Projekte in finanziell erfolgreichem Rahmen zu realisieren.

Ausgangssituation für ein aktives Claim Management ist ein geklärter Projektauftrag, der zu einem gültigen Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer geführt hat. Da zumindest kleine Änderungen vom ursprünglichen Projektauftrag bei komplexen Aufgabenstellungen oft unvermeidbar sind, gilt es Strategien zu entwickeln, mit den daraus entstehenden Claims umzugehen. Denkbar sind alle Möglichkeiten im Spannungsfeld zwischen einer ausgesprochen defensiven und einer ausgesprochen aggressiven Claim-Strategie.

Die Entscheidung für eine Claim-Strategie wird nicht zuletzt auch von der eigenen Unternehmenskultur aber auch von Unternehmenskultur des Kunden / Auftraggebers beeinflusst. Unabhängig davon gilt es, sich vor eventuellen fremden Claims des Projektpartners abzusichern, was verschiedene Voraussetzungen und Aktivitäten bedingt.

Phasen, Verfahren, Techniken, Strategien des Claim Managements

 Angebotsphase

• Risikomanagement (techn(olog)isch)
• Risikomanagement (Vertrag)
• Risikomanagement (kaufmännisch)

 Abwicklungsphase

• Chancen-Management
• Change-/Änderungs-Management
• Risikomanagement (Schnittstellen)
• Risikomanagement (Technologie)
• Claim-Management
• Controlling (Termin)
• Controlling (Leistung)
• Lieferanten-Management
• Controlling (Kosten)

Verfahren zur Anspruchssicherung

• Vertragsanalyse
• Änderungsmanagement
• Kostenmanagement
• Beweissicherung
• Change Order erstellen
• Claim Documents erstellen
• Claims abwehren
  

Phasen der Verhandlung

• Vorlauf
• Verhandlungsstart
• Informationsaustausch
• Verhandlungsmethoden
• Anspruchsgrundlage
• Bewertungsgrundlage
• Konvergenzphase
• Losungsweg vereinbaren
• Konzessionsphase
• Vereinbarung

Verhandlungs-Technik

• Regeln
• Präsentationstechnik
• Verbale Kommunikation
• Gesprächsführung
• Fragetechnik
• Tit for Tat
• Manipulation und Fallen
• Abschlusstricks
  

Verhandlungs-Psychologie

• Körpersprache
• Stimmung verändern
• Psychologie der Angst
• Besonderes Verhalten
• Soziale Interaktion
• Konfliktmanagement
• Selbststeuerung
• Individuelle Stile erkennen

Arten von Claims können unter anderen sein

Finanzielle Forderungen:

• Mehrkosten
• Preisminderung
• Schadenersatz
• Vertragsstrafe
  

Terminliche Forderungen:

• Zeitverlängerung oder -verkürzung
• Unterbrechung
• Termineinhaltung
  

Sachliche Forderungen:

• Erfüllungen von Lieferungen oder Beistellungen in der vereinbarten Menge und Qualität, Mängelbeseitigung
• Erfüllung von Spezifikationen, Performance, Verfügbarkeit, Sicherheit oder Service Level Agreements
  

Forderungen zum Vertragsumfang:

• nicht im Vertragsumfang enthaltene Leistungen als Vertragsänderung / Change Request zu vereinbaren Claim

Handlungsorientierte Forderungen:

• Abnahme oder Zustimmung in der vertraglichen Frist
• Unterlassung von Vertragsverletzungen wie Nutzung ohne die vertraglichen Rechte
• Ansprüche oder Forderungen wegen äußerer Umstände, die nicht vom betroffenen Vertragspartner zu verantworten sind (z.B. höhere Gewalt)

Fazit zum Claim Management

Ein professionelles Claim Management ist nicht die spontane Reaktion auf „Katastrophen“, sondern ist ein konsistentes System, bei dem sich alle Beteiligten im Projekt oder  Unternehmen in allen Phasen eines Vertrags schon auf einen eventuellen „worst case“ vorbereiten und sich dadurch in die Lage versetzten, berechtigte Forderungen, nach Möglichkeit komplett, - zumindest aber zum Teil - in schwierigen Verhandlungen durchzusetzen bzw. abzuwehren.

Die DIN 69905 versteht unter Nachforderungsmanagement (Claim Management)

"…..die Überwachung und Beurteilung von Abweichungen bzw. Änderungen und deren wirtschaftlichen Folgen zwecks Ermittlung und Durchsetzung von Ansprüchen."